Skip to content

Mail Merge Word | Tutorial Singkat 3 Langkah Cara Mudah Membuat Mail Merge di Microsoft Word [+ Gambar]

  • by
cara menggunakan mailmerge dengan excel dan word
92 / 100

Mail Merge Word | mail merge pada microsoft word merupakan salah satu fitur yang memudahkan kita menghubungkan data yang ada pada file lain seperti microsoft excel. Microsoft word dalam hal ini akan menjadi file utama yang dan nantinya akan disisipi data2 dari microsoft excel. 

Contoh penggunaan Mail Merge Word sering kita jumpai pada pengetikan surat dimana kita ingin mengirimkan surat tersebut kepada orang banyak dengan nama, alamat yang berbeda-beda. untuk kebutuhan ini kita cukup membuat satu surat dalam bentuk microsoft word kemudian kita ambil data penerima surat beserta alamatnya dari file excel.

Pada pertemuan ini kita akan membahas bagaimana menghubungkan data dari sebuah file excel ke microsoft word, serta bagaimana menyisipkan data-data yang kita inginkan dan juga bagaimana menentukan format yang kita inginkan seperti format tanggal.

1. Mail merge word | Cara menghubungkan microsoft word dengan microsoft excel

Untuk menggunakan fasilitas merge in word ini setidaknya kita harus mempunyai satu file microsoft excel dan satu microsoft word. dalam hal ini saya mempunyai microsoft excel yang berisi data seperti ini

mail merge word

dan untuk file microsoft excel berisi seperti ini:

mail merge word

Cara nya adalah:

  1. buka file microsoft word dan tutup file excel
  2. pada bagian menu mailings pilih Select recipients –> Use an existing list dan browse file excel yang telah kita siapkan (Gambar 1). dan klik open. Pilih dan Pastikan sheet yang mengandung data yang kita maksud jika dalam file excel tersebut ada beberapa sheet. (gambar 2)
cara memasukkan mailmerge pada microsoft word

Gambar 1 cara memasukkan mailmerge pada microsoft word

pilih sheet yang mengandung data yang diperlukan

Gambar 2 pilih sheet yang mengandung data yang diperlukan

Pada langkah ini seharusnya data yang ada di microsoft excel sudha terhubung dengan microsoft word.

Dwonlaod file excel dan word yang digunakna di atas

JIka anda ingin mencoba sebagai bahan latihan, berikut kami sertakan dile excel dan word yang bisa anda download.

 

2. Cara Menyisipkan Data field yang diinginkan

Kemudian langkah berikutnya adalah menyisipkan data-data yang kita perlukan yang ada di exel ke microsoft word.

  1. Arahkan dan aktifkan kursur dimana kita akan menyisipkan nama, kemudian Klik lagi menu mailing dan klik pada insert merge field, pilih nama
  2. Ulangi langkah 1 untuk mengisi Tempat lahir dan tanggal lahir. lihat hasilnya seperti gambar 4.
cara mail merge

gambar 3 menyisipkan data mailmerge

merge in word

gambar 4 Mail Merge Word | setelah kita masukkan field yang kita inginkan

Jika kita klik preview maka hasil nya akan seperti ini

mail merge excel

gambar 5 hasil preview Mail Merge Word

3. Bagaimana merubah format tanggal pada Mail Merge Word?

Pada penggunaan mail merge word ini, kita sering ingin memasukkan tanggal, bulan dan tahun. Secara default biasanya formatnya adalah seperti ini

Sering kali kita ingin menggantinya dengan format

Secara default format tanggal ketika sisipkan dalam microsoft word menggunakan mail merge ini adalah m/dd/yyyy, seperti pada contoh kita ini hasilnya adalah 4/20/1999.

Sekaranga bagaimana cara nya kita merubah format tanggal tersebut?

Jika kita akan merubahnya menjadi 20 April 1999. Caranya adalah

  • Klik kanan pada tanggal yang akan kita rubah formatnya kemudian pilih Toggle Field Codes (Gambar 6)
menggunakan toogle field codes mailomerge

menggunakan toogle field codes mailomerge

  • Tambahkan sebelum tanda kurung tutup kurawal –>” } ” 

(Gambar 7)

cara mail merge excel ke word

format tanggal dalam field code mail merge

  • Klik kanan lagi dan pilih “Update Fields” maka hasilnya akan seperti gambar 8
merge di word

gambar 8 hasil dari mailmerge

TIPS Cara merubah format tanggal pada mail merge dengan bahasa Indonesia

Ada sedikit perbedaan penulisan bulan dalam bahasa inggris jika dibandingkan dengan bahasa indonesia, misalnya dalam bahasa inggris bulan “januari” di tulis dengan “January”, “Juli” di tulis dengan “July”.

Jika format pada penanggalan hasil mail merge kita dalam bahasa inggris, kita bisa merubahnya dengan

  • Pilih semua teks kita dengan ctrl + a,
  • Pilih menu Review, language, dan set proofing language,
  • Pilih Bahasa yang diinginkan dalam hal ini saya memilih bahasa indonesia, hilangkan contengan “do not check spelling or grammar”, klik set as default
mailing word

Gambar 10 cara setting set proofing language pada mail merge

  • Simpan file word dan tutup kemudian buka lagi file tersebut dan penamaan bulan akan menggunakan bahasa Indonesia

Download Excel : disini
Download Word : disni

Tips merubah format angka dengan tanda titik setelah tiga digit

Untuk merubah format angka yang ada di mailmerge dengan format titik sebagai pembatas pada setiap 3 digit angka kita bisa melakukan edit seperti pada gambar 7 di atas, namun kita tidak menambahkan \@ “dd MMMM yyyy” seperti pada langkah di atas. Yang kita tambahkan adalah

 

Kesimpulan

Mail merge adalah sebuah cara atau metode mengambil data dari sebuah database, microsoft excel spreadsheet atau yang semisalnya kemudian memasukkan data tersebut dalam sebuah dokumen seperti surat.
mail merge word sendiri memerlukan dua file yaitu file yang berisikan data, dan file tempat dimana data tersebut akan di masukkan.

Pada penjelasan di atas terkait mail merge word, sudah kita bahas bagaimana cara Membuat mail merge pada microsoft word yaitu dengan menghubungkan data yang sudah disiapkan pada microsoft excel, kemudian menyisipkan data yang inginkan dan menentukan format seperti pada format penanggalan serta bagaimana merubah bahasa penulisan pada nama bulan.

Jika ada yang ingin menambahkan atau menanyakan sesuatu atau memberi koreksi, silahkan tulis di bagian komentar di bawah ini.

Terima Kasih

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.

%d bloggers like this: